La grille GO/NO GO d'un appel d'offres

Pourquoi décider avant de répondre

Une réponse coûte avant même d'être remise : lecture du dossier, chiffrage, mémoire technique, collecte des pièces administratives. Ce coût est engagé sur chaque dossier, gagné ou perdu. Une équipe qui répond à tout disperse ce temps, et ses meilleures réponses en pâtissent.

Le GO/NO GO est la décision prise en amont, et elle a trois issues : GO, on y va ; GO sous conditions, on y va si certains points se lèvent ; NO GO, on passe son tour. Prise à l'intuition, elle varie selon la personne et la charge du moment. Prise avec une grille, elle devient traçable : on sait pourquoi on a répondu, pourquoi on a renoncé, et on peut comparer ses taux de succès d'un type de dossier à l'autre.

Ce qu'il faut lire dans le dossier de consultation

Les critères de la grille se nourrissent des pièces du dossier de consultation. Chacune répond à une question différente.

• Le règlement de la consultation : conditions de participation, pièces exigées, critères de jugement des offres et leur pondération, date limite de remise, visite obligatoire éventuelle.
• Le cahier des clauses administratives particulières : pénalités, conditions de paiement, avance, retenue de garantie, révision des prix.
• Le cahier des clauses techniques particulières : ce qui est réellement attendu, et à quel niveau d'exigence.
• Les pièces financières (bordereau des prix, décomposition du prix global) : la forme du prix, et ce qu'elle laisse comme marge de manœuvre.

Les familles de critères

Une grille lisible tient en cinq ou six familles. Leur contenu change d'un métier à l'autre, mais les questions restent les mêmes.

Éligibilité et conformité

• Capacités exigées : chiffre d'affaires minimum, références comparables, qualifications ou certifications.
• Pièces administratives disponibles et à jour.
• Délai de remise tenable compte tenu du volume à produire.

Adéquation stratégique

• Le marché relève-t-il du cœur de métier, ou de sa périphérie ?
• L'acheteur, le secteur et la zone géographique font-ils partie des cibles ?
• Le montant est-il cohérent avec la taille de l'entreprise ?

Capacité à exécuter

• Équipe disponible sur la période du marché, au regard du plan de charge.
• Recours nécessaire à la sous-traitance ou à un groupement.

Économie du marché

• Marge prévisionnelle au prix qui a une chance de gagner.
• Forme du prix, révision, avance et conditions de paiement.

Risques contractuels

• Pénalités de retard : leur niveau, et surtout leur plafonnement.
• Retenue de garantie, responsabilités et assurances exigées.

Chances de gain

• Pondération entre le prix et la valeur technique dans les critères de jugement.
• Présence d'un titulaire sortant, connaissance de l'acheteur, concurrence attendue.

Pondérer selon ce qui compte pour vous

Tous les critères ne pèsent pas autant. Une pondération de 1 pour un critère secondaire à 3 pour un critère déterminant suffit à refléter votre stratégie. Une entreprise qui ne peut pas absorber de pénalités non plafonnées donnera un poids de 3 aux risques contractuels ; une autre, qui cherche à entrer chez un nouvel acheteur, pondérera davantage l'adéquation stratégique.

Chaque critère reçoit une note sur 10. Son score est cette note multipliée par son poids, et le score du dossier est la somme des scores, ramenée à un pourcentage du maximum possible. C'est ce pourcentage qui permet de comparer deux dossiers entre eux.

Traduire le score en décision

Le score ne décide de rien sans seuils. Trois positions suffisent.

• GO, à partir de 75 % : la réponse est engagée.
• GO sous conditions, entre 55 et 75 % : on répond si les points faibles identifiés se lèvent, par une question à l'acheteur, un partenaire ou un ajustement du prix.
• NO GO, en dessous de 55 % : on passe son tour, et le motif est consigné.

Certains critères sont éliminatoires quel que soit le score : une qualification exigée que l'on ne détient pas, une visite obligatoire passée, un délai de remise impossible à tenir. Ils écartent le dossier d'emblée, et la grille doit le dire clairement plutôt que de les noyer dans une moyenne.

La règle qui rend la grille fiable

Une information absente du dossier de consultation reste absente. Elle n'est pas supposée : elle devient une question à poser à l'acheteur.

Le règlement de la consultation fixe presque toujours une date limite pour les questions des candidats. Une grille qui signale ce qu'elle n'a pas trouvé, au lieu de le supposer, produit la liste de ces questions à temps. Une grille qui comble les vides par des hypothèses produit un GO rassurant, et parfois une mauvaise surprise à l'exécution.

Lire le dossier de consultation avec votre grille, critère par critère, et rendre un avis noté avant d'engager la production de la réponse : c'est ce que fait Acquevia pour les équipes qui répondent aux appels d'offres.